Cara VECTOR menjaga data Anda

1. Cakupan kebijakan ini

Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi Android VECTOR, backoffice web di app.vectorsolution.co.id, layanan di balik keduanya, dan situs vectorsolution.co.id. Dalam kebijakan ini, "kami" berarti VECTOR sebagai penyedia layanan, dan "Anda" berarti setiap orang yang memakai VECTOR.

Situs vectorsolution.co.id sendiri tidak memakai cookie, formulir, atau skrip pelacak.

2. Peran kami dan perusahaan Anda

VECTOR tidak membuka pendaftaran untuk umum. Akun Anda dibuat oleh admin perusahaan tempat Anda bekerja, yang berlangganan VECTOR untuk kebutuhan operasionalnya.

Menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, perusahaan Anda adalah pengendali data pribadi: perusahaan yang menentukan siapa yang mendapat akun, apa yang dilaporkan, dan siapa yang boleh melihatnya. Kami adalah prosesor data pribadi yang menjalankan layanan sesuai perjanjian dengan perusahaan Anda. Pertanyaan tentang kebijakan internal perusahaan Anda sebaiknya diajukan ke admin perusahaan Anda.

3. Data yang dikumpulkan

Kami tidak mengumpulkan kontak di ponsel Anda, riwayat lokasi, data kesehatan, data keuangan pribadi, atau isi aplikasi lain.

4. Izin aplikasi Android

Aplikasi meminta izin hanya saat fiturnya Anda pakai. Anda bisa menolak atau mencabut izin kapan saja lewat Pengaturan ponsel. Fitur lain tetap berjalan, hanya fitur yang membutuhkan izin itu yang tidak tersedia.

• Kamera: untuk memotret bukti kejadian langsung dari aplikasi.
• Foto dan media: untuk memilih foto, video, atau dokumen yang sudah ada di ponsel sebagai lampiran.
• Lokasi, hanya saat aplikasi dipakai: untuk mengisi lokasi kejadian secara otomatis. Lokasi tidak diambil saat aplikasi tertutup atau berjalan di latar belakang.
• Notifikasi: untuk memberi tahu Anda tentang laporan baru, tugas tindak lanjut, dan perubahan status yang perlu Anda ketahui.
• Internet: untuk mengirim dan mengambil data dari server VECTOR.

Supaya bisa dipakai tanpa sinyal, aplikasi menyimpan salinan laporan yang boleh Anda lihat di dalam ponsel. Saat Anda keluar dari aplikasi, salinan itu dihapus. Laporan yang belum sempat terkirim tetap disimpan di ponsel sampai Anda masuk lagi dan laporan itu terkirim.

5. Untuk apa data dipakai

• Menjalankan layanan: membuat, menyalurkan, dan menampilkan laporan kepada orang yang berwenang di perusahaan Anda.
• Mengirim notifikasi di aplikasi, notifikasi push, dan email layanan, misalnya kode untuk mengatur ulang kata sandi.
• Menjaga keamanan akun: memeriksa izin di setiap permintaan, membatasi percobaan masuk yang gagal, dan mencabut sesi yang tidak lagi berhak.
• Menyimpan jejak audit agar setiap catatan bisa dipertanggungjawabkan.
• Menyusun dashboard dan ringkasan untuk perusahaan Anda.
• Memberi dukungan teknis saat Anda atau perusahaan Anda menghubungi kami.

Data Anda tidak dipakai untuk iklan, tidak dijual, dan tidak dipakai untuk membuat profil di luar keperluan layanan ini.

6. Pihak ketiga

Data Anda hanya bisa dilihat oleh pengguna di perusahaan Anda sesuai kewenangannya, dan oleh tim VECTOR saat diperlukan untuk menjalankan atau memperbaiki layanan. Selain itu, ada beberapa layanan pihak ketiga yang terlibat:

• Google Firebase Cloud Messaging: mengantarkan notifikasi push ke ponsel dan peramban. Layanan ini menerima token perangkat dan isi singkat notifikasi.
• OpenStreetMap: menyediakan gambar peta. Saat peta ditampilkan, perangkat Anda mengambil gambar peta dari server OpenStreetMap sehingga alamat IP Anda terlihat oleh mereka. Pencarian alamat di backoffice dilakukan server kami ke layanan Nominatim milik OpenStreetMap, tanpa menyertakan data akun Anda.
• Penyedia server: menyewakan server tempat layanan VECTOR berjalan.

Kami akan membuka data kepada pihak berwenang hanya jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

7. Penyimpanan dan keamanan

• Seluruh lalu lintas antara perangkat Anda dan server berjalan lewat HTTPS.
• Kata sandi disimpan sebagai hash dan tidak bisa dibaca siapa pun, termasuk kami.
• Token masuk di ponsel disimpan di penyimpanan aman milik sistem Android.
• Lampiran hanya bisa dibuka oleh orang yang berhak melihat laporannya.
• Akun yang dinonaktifkan langsung kehilangan akses, termasuk di perangkat yang masih masuk.
• Basis data dicadangkan secara berkala.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Jika terjadi kegagalan pelindungan data yang menyangkut data Anda, kami akan memberi tahu perusahaan Anda sesuai ketentuan yang berlaku agar Anda bisa segera diberi tahu.

8. Berapa lama data disimpan

• Laporan, lampiran, dan catatan aktivitas disimpan selama perusahaan Anda berlangganan, karena fungsinya sebagai catatan yang bisa diaudit. Lampiran yang dihapus dari laporan masih disimpan untuk sementara sebelum dihapus permanen, agar penghapusan itu sendiri bisa ditelusuri.
• Data akun disimpan selama akun Anda aktif. Saat Anda tidak lagi bekerja di perusahaan itu, akun dinonaktifkan dan riwayatnya tetap tersimpan agar laporan lama masih bisa ditelusuri ke pembuatnya.
• Sesi dicabut saat Anda keluar, mengganti kata sandi, atau saat akun dinonaktifkan. Token notifikasi perangkat dihapus saat Anda keluar dari perangkat itu atau saat akun dinonaktifkan.
• Setelah langganan berakhir, data perusahaan diserahkan atau dihapus sesuai perjanjian dengan perusahaan Anda.

9. Hak Anda

Sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:

• mengetahui dan mendapatkan salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data pribadi yang keliru atau tidak lengkap;
• meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan data pribadi Anda;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda.

Karena perusahaan Anda adalah pengendali data, permintaan paling cepat diproses lewat admin perusahaan Anda. Anda juga bisa menghubungi kami langsung di support@vectorsolution.co.id. Kami akan meneruskannya ke perusahaan Anda dan membantu menjalankannya.

10. Menghapus akun dan data

Akun VECTOR dibuat dan dikelola oleh perusahaan Anda, jadi tidak ada tombol hapus akun di dalam aplikasi. Untuk meminta penghapusan akun:

1. Hubungi admin perusahaan Anda, atau
2. Kirim email ke support@vectorsolution.co.id dari alamat email yang terdaftar di akun Anda, dengan subjek "Permintaan hapus akun VECTOR" dan nama perusahaan Anda.

Setelah permintaan dikonfirmasi bersama perusahaan Anda:

• akun Anda dinonaktifkan sehingga tidak bisa dipakai masuk lagi;
• semua sesi Anda dicabut dan token notifikasi perangkat Anda dihapus;
• data profil lain yang tidak lagi dibutuhkan, seperti nomor telepon, dihapus jika perusahaan Anda sebagai pengendali data menyetujuinya.

Laporan, komentar, dan catatan aktivitas yang pernah Anda buat tetap tersimpan sebagai bagian dari catatan perusahaan, karena laporan tersebut bisa menjadi bahan audit. Nama Anda tetap tercantum sebagai pembuatnya. Kami akan menanggapi permintaan Anda paling lambat 30 hari sejak permintaan diterima.

11. Batas usia

VECTOR adalah aplikasi kerja untuk karyawan perusahaan dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun.

12. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini bisa diperbarui saat layanan berubah. Tanggal berlakunya selalu tercantum di bagian atas halaman ini. Untuk perubahan yang penting, kami memberi tahu perusahaan Anda lebih dulu.

13. Hubungi kami

Pertanyaan tentang kebijakan ini atau tentang data Anda bisa dikirim ke support@vectorsolution.co.id.